Firma Electrónica de documentos

Firma Electrónica de documentos

La firma electrónica  posee un potencial importante como tecnología para ser utilizarla desde soluciones de documentación laboral, otorgando validez e integridad a Acuerdos Laborales, Contratos de Trabajo, Anexos, Certificados y Autorizaciones que las empresas puedan estar requiriendo. 

En concreto, la utilización de firma electrónica desde soluciones especializadas en el manejo de documentos electrónicos laborales como DBNet DEL, incorpora transparencia y seguridad al ciclo de gestión documental. 

Producto de la proliferación del Teletrabajo como estándar laboral generalizado en Chile y el mundo, por efectos de la pandemia y según lo indica la Ley de Teletrabajo, es necesario y procedente regular las diferentes actividades a distancia que desarrollan los trabajadores en las empresas. De acuerdo a lo establecido por las normativas laborales estas se formalizan mediante contratos laborales, anexos, permisos, entre otros. Todos documentos que deben contener la firma del trabajador.

Considerando las diversas dificultades y restricciones para los traslados que hoy supone el confinamiento y la cuarentena, cada vez ha tomado mayor relevancia el uso de mecanismos que permitan a los usuarios demostrar su identidad desde plataformas digitales, evitando la realización presencial de trámites asociados a la firma de documentos. Y he aquí la importancia de la firma electrónica: un mecanismo que hemos utilizado hace décadas, que hoy se ve impulsado fuertemente, extendiendo su alcance hacia el mundo laboral, como nunca antes.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es una marca que se hace a un documento electrónico, con el propósito de explicitar la aceptación de lo ahí expresado. Según lo define el MINECON en la Ley N°19.799 Sobre Documentos Electrónicos, Firma Electrónica y Servicios de certificación de dicha firma, firma electrónica es cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico que permite al receptor de un documento electrónico identificar formalmente a su autor.

Ahora bien, considerando los márgenes de la definición mencionada, la firma electrónica considerada como medio digital para la verificación de la identidad de una persona, puede tener una amplia gama de representaciones, tales como: la dirección de correo electrónico de un emisor, la rúbrica, el nombre del autor o emisor registrado en un sistema, el User Id único del responsable de una transacción, un RUT, un código o credencial personal como autorización, etc. 

Usos de la firma electrónica

La firma electrónica o digital es principalmente un mecanismo que permite -por medio del uso de protocolos de cifrado- reconocer la autoría de un documento o transacción digital, siendo un medio seguro para comprobar la identidad asociada a cualquier documento y/o instrumento de carácter público o privado celebrado por medios electrónicos, otorgándole el mismo valor que los celebrados por escrito y en soporte de papel.

Con respecto a los tipos de documentos que pueden ser firmados electrónicamente, se debe tener en cuenta que cualquier documento puede utilizar la firma electrónica para su formalización, dado que sus características tecnológicas y respaldo legal la han venido impulsando como un medio de firma aceptado, cómodo, seguro y eficiente para todo tipo de documentación, adaptándose como tecnología procedente para dinámicas de gestión documental diversas, flujos de aprobación y casos de uso múltiples.

Alcances de la firma electrónica para el cumplimiento de las normativas laborales en contexto de Teletrabajo

En el actual contexto de distanciamiento social, firmar documentos laborales de manera electrónica permite a las organizaciones formalizar sus acuerdos desde cualquier ubicación, manteniéndose en cumplimiento con la Ley de Teletrabajo y las normativas de la Dirección del Trabajo. Al respecto es pertinente mencionar que según lo dispone la norma mencionada, las empresas en Chile deben formalizar el trabajo a distancia con sus trabajadores, contando con plazo hasta el 01 de julio para poner en marcha estos acuerdos.

Por otra parte, la firma electrónica  posee un potencial importante como tecnología para ser utilizarla desde soluciones de documentación laboral, otorgando validez e integridad a Acuerdos Laborales, Contratos de Trabajo, Anexos, Certificados y Autorizaciones que las empresas puedan estar requiriendo.

Concretamente la utilización de firma electrónica desde soluciones especializadas en el manejo de documentos electrónicos laborales como DBNet DEL incorpora transparencia y seguridad al ciclo de gestión documental. 

Por último y de manera general, la correcta incorporación de firma electrónica potencia el desempeño de la Gerencia de Recursos Humanos, simplificando el proceso de obtención de firma, reduciendo los tiempos de gestión de este departamento, contribuyendo a abordar de manera segura el nuevo contexto de Teletrabajo que se proyecta como estándar de una sociedad digitalizada.

Si requiere asesoría especialista para incorporar firma electrónica a procesos y documentos laborales o de otra índole, escríbanos a dbnet@dbnetcorp.com.