Desde el martes 24 de marzo de este 2020 Chile cuenta con una nueva Ley de Trabajo a Distancia y Teletrabajo, norma en vigencia desde el 01 de abril; iniciativa que se hace especialmente relevante dada la situación de emergencia sanitaria causada por la pandemia global del coronavirus.

De esta forma, los trabajadores podrán desempeñar formalmente sus labores sin asistir a la empresa en forma presencial, manteniendo sus condiciones laborales reguladas en el Código del Trabajo. Estas son: Contrato de Trabajo, seguridad personal, colaciones, sindicato, horarios de trabajo, entre otras.

Según lo dispone esta nueva ley, el Teletrabajo en Chile se pondrá en marcha según los acuerdos que pacten trabajador y empleador, un punto esencial donde se deja de manifiesto el respeto por la voluntad del trabajador como pilar fundamental.

Particularmente, la regulación exige a las empresas suscribir un acuerdo a quienes presten servicios fuera de las dependencias de la empresa; y para el caso de trabajadores que cuenten con una relación laboral de carácter presencial, formalizar el cambio total o parcial a la modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo, en caso de que esa sea la modalidad acordada.

Desde DBNet celebramos la promulgación de esta ley como un incentivo fuerte a la transformación digital de los procesos laborales en las empresas, que se ven impulsadas a incorporar los medios electrónicos necesarios para gestionar sus documentos y/o acuerdos laborales desde cualquier ubicación, para dar cumplimiento a las disposiciones laborales vigentes.

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Durante los últimos años se ha venido experimentando un impulso de alcance al desarrollo de tecnologías integrales para el apoyo de la Gestión de Personas, considerando como base de la innovación que todos los integrantes de una organización puedan verse beneficiados con herramientas tecnológicas adoptadas por el departamento de RRHH.

Y es que, desde la comprensión de las distintas motivaciones y necesidades de las personas que componen un grupo organizado de trabajo, las tendencias apuntan a perfilar ambientes e interfaces según funciones o roles, haciendo extensiva la tecnología de una solución de RRHH a toda la organización.

Por ejemplo, los responsables de RRHH pueden contar con ambientes para controlar y gestionar variables de pago y todas las configuraciones necesarias para la administración de Personal. Los líderes de la estrategia corporativa, como Directores, es probable que soliciten informes y a la vez requieran herramientas que permitan su elaboración. Los colaboradores, en tanto, podrían congregarse en torno a una plataforma de autoatención que les otorgue autonomía y dinamice sus consultas y/o aprovechar las ventajas de la tecnología para firmar sus contratos de trabajo o documentos laborales desde cualquier ubicación, mediante el uso de firma electrónica. 

En este sentido, incorporar una solución tecnológica acorde a los nuevos desafíos de las áreas de RRHH pasa a ser un asunto de alcance transversal en una organización, siendo necesario para su implementación contar con una mirada amplia y apoyo de un especialista que oriente su adopción apoyando una estrategia que permita identificar los diferentes grupos de interés y las personas involucradas en el proceso de cambio para hacerlas partícipes.

Para llevar adelante un proyecto que haga extensiva la tecnología de una solución de RRHH a toda la organización el foco de la estrategia debe estar puesta en las personas. ¿Cuáles son los beneficios que trae consigo la incorporación de una solución integral? y ¿cómo presentar el cambio a sus distintos públicos?

El gran desafío de los encargados de implementar un proyecto de estas características radica en cómo implicar a los empleados en el uso de autoservicio. Y claramente el éxito de la implantación de un sistema de autoservicio dependerá de cómo se presente esta herramienta a los propios trabajadores, considerando sus niveles de usabilidad por ejemplo para tareas como la consulta de documentos laborales.  Entender claramente qué pueden hacer con las herramientas que se proporcionan y cuáles son sus ventajas es en este sentido indispensable.

“Para nosotros es muy importante que nuestros trabajadores cuenten con acceso directo a una plataforma de autoservicio que otorga autonomía en sus procesos, minimizando los tiempos de respuesta que les otorga nuestro departamento de RRHH, y es igualmente o más importante que ellos dimensionen el beneficio, señala Carmen Gloria Poblete, Jefe de Recursos Humanos de TopWear.

 

La posibilidad de reemplazar documentos físicos por documentos digitales existe hace décadas y es una realidad en muchos de los ámbitos productivos, por los enormes beneficios que genera. A las facilidades de almacenamiento y distribución, la seguridad que entregan los respaldos, las posibilidades de trabajar en conjunto sobre el mismo documento se agregan facilidades tecnológicas crecientes que impactan a la documentación digital, como lo son la posibilidad de encontrar documentos que buscamos en forma simple y a través de distintos dispositivos.

En el caso de los documentos laborales, lamentablemente el proceso de digitalización ha sido bajo, inhibido por la razón de que muchos de estos documentos requieren de una aprobación explicita por parte del empleado y los representantes de la empresa. Dicha aprobación se materializa en la firma física de contratos, anexos de contratos, liquidaciones, solicitudes de vacaciones, etc., dificultando su tratamiento digital.

En este contexto, la aparición de la firma electrónica, como mecanismo de autenticación, permite reemplazar firmas físicas por firmas digitales, lo que potencia la posibilidad de administrar digitalmente todos los documentos relacionados con los empleados. Considerando además que, durante los últimos años, se han venido configurando dos tendencias disruptivas muy claras que han impulsado la implantación de Documentos Electrónicos Laborales: la transformación digital y el compliance corporativo enfoque de negocio que administra la gestión de riesgos de cumplimiento.

Como primera tendencia disruptiva, la transformación digital empuja fuertemente a las empresas hacia el aprovechamiento completo de las tecnologías disponibles, entendiendo su uso como ventaja competitiva fundamental, siendo indudable y manifiesto el beneficio que, desde el ámbito de la inteligencia de negocios, la incorporación de documentación laboral electrónica le trasfiere a la gestión de la Gerencia de Recursos Humanos, visibilizando indicadores precisos y fundamentales para su desempeño.

La segunda tendencia tiene que ver con la importancia que la administración de los riesgos ha tomado en un escenario regulatorio cambiante, al cual se exponen las organizaciones, asumiendo distintas exigencias de las cuales deben hacerse cargo sus representantes. Este es un ámbito de desempeño crítico, que demanda a la gestión de RRHH el cumplimiento de disposiciones emanadas de normas, certificaciones y requerimientos de mercado para sus procesos y documentos, los cuales deben contar con las especificaciones de seguridad, operación, registro y almacenamiento exigidas por las regulaciones vigentes.

Es así como en el marco de estas dos tendencias, la implantación de Documentos Electrónicos Laborales se ha vuelto cada vez más relevante para el cumplimiento de las estrategias corporativas de las gerencias de RRHH, permitiendo abordar un aspecto importante de la transformación digital y, por otro lado, entregando las herramientas necesarias para administrar en forma digital los riesgos de cumplimiento corporativo.

Considerando que los aspectos mencionados generan un impacto de alcance amplio en la organización, en la medida que involucran a todos los empleados y, por otra parte, en muchos casos reducen significativamente la actividad administrativa de las gerencias en relación a la firma física de documentos, la adopción de soluciones tecnológicas especializadas para estos fines se transforma en una oportunidad de posicionamiento importante para quienes asumen el liderazgo de las áreas de Recursos Humanos.

Por: Victor Rufino Cabrera